Как переехать в новый офис, когда часть сотрудников на удаленке?

Пандемия COVID и война привели к изменениям в организации труда в Украине. Многие компании перешли на гибридную модель работы, сочетающую работу из дома и офиса.

Согласно исследованию компании Slack, до 72% работников предпочитают гибридный формат. В этих условиях офисные переезды становятся настоящим вызовом. Давайте же разберемся, как организовать офисный переезд, когда часть сотрудников работают удаленно.

Как организовать офисный переезд ограниченными силами?

Офисный переезд, если верить официальному сайту фирмы «Инка-Транс», в среднем занимает 1-2 дня. Однако, в условиях гибридной работы, когда часть сотрудников трудится удаленно, этот процесс рискует стать головной болью. Но даже с такими ограничениями эту задачу можно решить эффективно. Вот несколько практических советов:

1. Составьте четкий план. Определите даты, ответственных, бюджет. Разбейте процесс на этапы и контролируйте прогресс. Используйте онлайн-инструменты для совместной работы, чтобы вовлечь удаленную команду.
2. Сфокусируйтесь на главном. Сейчас не время для капитального ремонта. Сосредоточьтесь на базовых потребностях сотрудников: удобные рабочие места, надежный интернет, переговорные, зоны отдыха. Отложите неприоритетные задачи.
3. Используйте доступные ресурсы. Привлеките сотрудников к упаковке и маркировке своих вещей. Организуйте волонтерские смены для переноса коробок. Это сплотит команду и сэкономит на грузчиках.
4. Не забывайте про коллег на удаленке. Держите их в курсе процесса. Подумайте об их нуждах в новом офисе: удобное пространство для видеозвонков, места для периодических визитов. Покажите, что о них помнят.
5. Минимизируйте простои. Заранее протестируйте инфраструктуру и оборудование. Составьте план размещения мебели и техники. В идеале переезд не должен занимать более 1-2 дней, чтобы быстрее вернуться к работе.
6. Отпразднуйте новоселье всем коллективом. Устройте виртуальную экскурсию для распределенной команды. Поделитесь фото и видео. Небольшой корпоратив поможет сплотиться в новых стенах.

К кому обратиться за помощью в офисном переезде?

• Транспортные компании. Например, в Киеве грузоперевозки обеспечивает inka-trans.ua/ru. Компания должна быть согласна взять на себя всю логистику ― упаковку, погрузку, транспортировку, распаковку. Для этого выбирая подрядчика стоит рассмотреть тех, кто предлагает услуги «под ключ».
• Бригады грузчиков. Если бюджет ограничен, можно нанять грузчиков для переноса тяжелых вещей. Поищите проверенные бригады с опытом офисных переездов. Но учтите, что координировать процесс придется самостоятельно.
• IT-подрядчики. Для настройки инфраструктуры и оборудования в новом офисе привлеките надежных IT-специалистов. Они развернут сеть, настроят сервера, компьютеры и телефонию, чтобы все сотрудники (включая удаленных) могли быстро подключиться и работать.
• Дизайнеры интерьеров. Если Вы хотите не просто переехать, но и улучшить рабочее пространство, обратитесь к профессиональным дизайнерам. Они спроектируют офис с учетом специфики гибридной работы: предусмотрят удобные зоны для коллаборации, видеоконференций, отдыха.