В век современных цифровых технологий вопрос о том, как найти поставщиков канцтоваров, практически никого не пугает. Для этого существуют газеты, интернет. Любая поисковая машина в течение нескольких секунд предоставит вам полную информацию о десятках компаний Украины, специализирующихся на данном виде услуг.

Остаётся только созвониться с представителями компании, более подробно выяснить все условия, заключить договор и за работу. Тем не менее, существует масса причин, по которым дальнейшее сотрудничество может вас не удовлетворить. Об этом мы расскажем в нашей статье и дадим рекомендации, которые помогут выбрать поставщика канцтоваров – надёжного партнёра на долгое время.

Поиск надёжной компании-поставщика канцтоваров

Поисковая машина – это самый лучший друг всех, кто пребывает в поиске чего-либо. Итак, вводим поисковый запрос и видим десятки предложений компаний, занятых в сфере поставок канцелярских товаров. Наша задача – выбрать поставщика, который сможет предложить долговременное сотрудничество на условиях, которые подходят нам.

Чтобы узнать как можно больше о компании, мы рекомендуем вам использовать следующие критерии отбора:

• Дата начала работы сайта. В первую очередь нас интересует опыт компании, а дизайном сайта на первых этапах можно пренебречь. Чем больше компания находится на рынке, тем больше доверия к ней. Каждый стремится улучшить свой сервис, учесть ошибки, создать действительно работающую и эффективную схему, нарастить базу клиентов, а для этого необходимо время. Вводим в адресной строке nic.ru/whois, затем адрес исследуемого сайта и получаем информацию о ресурсе. Если он существует менее 2 лет – удаляем его из списка претендентов.
• Наличие офиса и складов. Наличие своих складских площадей позволяет компании работать оперативно, а не собирать ваш заказ со складов других организаций. Для мелких заказов их отсутствие не столь критично, но всё меняется, когда вы сделаете заказ на пятьдесят, сто позиций.
• Посредничество или прямые поставки. Во-первых, если это посредник, то скорей всего вся продукция продаётся по более высоким ценам, а во-вторых, в этом случае вряд ли можно рассчитывать на высокий уровень сервиса, поскольку такие компании стараются много продавать, но совершенно не уделяют вниманию качеству оказываемых услуг.
• Ассортимент. Безусловно, широкий выбор товаров предпочтителен. Это значит, что вам не придётся покупать всё необходимое в разных компаниях. В числе обязательных категорий товаров для полноценного снабжения офиса должны быть включены канцтовары, бытовая химия, офисная техника, мебель.
• Товары разных категорий. Речь идёт о ценовых категориях. В работе офиса могут понадобиться как товары эконом-класса (для решения повседневных задач), так и дорогая продукция, которая предназначается, например для топ-менеджеров, презентаций, деловых переговоров и т.д. Это еженедельники, подарочные наборы, сувениры, визитницы и т.д.
• Доставка. На нашем рынке присутствует достаточное количество поставщиков, которые не имеют собственной службы доставки. Это не позволяет им осуществлять оперативную доставку, а сроки плановых доставок могут варьироваться в очень широких пределах, что совершенно неприемлемо. При выборе поставщика обязательно учитывайте этот критерий отбора – сроки доставки должны быть чётко оговорены и указаны в соответствующих документах. Иначе, в ожидании вашего заказа, вам придётся искать недостающие материалы в других местах. Кроме этого, очень важно, чтобы заказ выполнялся в полном объёме, что опять же возможно только в том случае, если поставщик имеет свой собственный склад.
• Подбор товаров. Самый оптимальный вариант – это каталог, представленный на сайте. Здесь есть подробное описание товара, ассортимент регулярно обновляется, а кроме этого можно ознакомиться с отзывами покупателей. Последние помогут составить характеристику поставщика, узнать, как он ведёт себя в конфликтных ситуациях, с какими проблемами приходится сталкиваться клиентам.
• Сервис. Должна быть налажена двухсторонняя связь. Будет хорошо, если вас будут информировать о существующих акциях, скидках, новых поступлениях. Ещё один признак хорошего сервиса – регулярная связь по телефону с менеджером, который закреплён за вами. Всё это способствует установлению длительных и доверительных отношений.
• Цена. Мы рекомендуем оценить общий уровень цен. Помните, что низкие цены могут служить признаком недостаточного качества товара или плохого сервиса. Над тем, чтобы вы могли вовремя и в полном объёме получить заказанный вами товар, работают десятки сотрудников компании, поэтому стоимость услуг уже заложена в цену каждого конкретного товара. Польстившись на слишком низкие цены, вы рискуете потерять значительно больше, чем рассчитывали сэкономить.

Доверяй, но проверяй

Условия и само сотрудничество с поставщиком канцелярских товаров должны быть максимально прозрачными. Для того чтобы избежать неприятностей и материальных издержек в будущем, лучше подстраховаться. При заключении договора мы рекомендуем лично посетить поставщика. Как правило, недобросовестные компании всячески избегают прямых контактов, поэтому заявив о своём желании встретиться или приехав в офис компании, вы сможете оценить их реакцию.

Надёжным, поставщика канцелярских товаров делают опыт, хорошая материальная база, достаточный штат сотрудников, продуманная логистическая система. Это ответственная и тяжёлая работа, поэтому слишком долго продержаться в этой сфере услуг недобросовестной компании вряд ли удастся. Обязательно проверьте, включена ли в стоимость доставка, погрузочно-разгрузочные работы, упаковка.

На что ещё обратить внимание?

Не пренебрегайте деталями. Несмотря на то, что большинство операций осуществляется в онлайн-режиме, очень важен реальный контакт. Поэтому, перед тем как приступать к оплате сформированного вами заказа, позвоните в компанию для уточнения деталей. Оцените общение с представителями поставщика: насколько быстро вам отвечают, как происходит диалог. Для этого будет очень полезным подготовить как можно больше вопросов.

Обязательно поинтересуйтесь, будет ли вам предоставлен личный менеджер. Постарайтесь выяснить всё об уровне подготовки персонала, опыте их работы. Делайте уточнения: есть ли выбранные вами позиции на складе, кто является их производителем, есть ли какие-либо особенности их поставки и т.д.

Проанализировав ответы, вы сможете определить профессиональный уровень сотрудников, выяснить насколько плодотворным будет ваше сотрудничество. Чем больше ответов вы получите, тем больше доверия к поставщику – он обязан досконально знать то, чем занимается.

Оформление документов

Чтобы в дальнейшем избежать проблем при оформлении документов, все детали следует уточнять заранее. Узнайте:

• может ли поставщик предоставлять документы, оформленные в соответствии с вашим делопроизводством;
• делает ли распечатку по категориям и позициям;
• будут ли канцтовары оформлены отдельной графой или будут в общей распечатке с другими товарами (бытовой химией, продуктами питания и т.д.):
• выставляется счёт каждый месяц или оплата должна производиться за каждый заказ.

Опытные менеджеры уточняют эти детали самостоятельно, чтобы предоставить заказчику пакет документов, который будет соответствовать его требованиям.

Детальней обговорите вопросы, касающиеся доставки:

• возможна ли доставка в дни и время, которые удобны вам;
• предупреждают ли заказчика о том, что машина выехала;
• включены ли в стоимость погрузочно-разгрузочные работы;
• возможна ли экстренная доставка товара в случае необходимости (например, бумаги, расходных материалов для оргтехники и т.д.);
• возможен ли и на каких условиях предоставляется товарный кредит.

Определившись со всеми мелочами на начальных этапах, в дальнейшем вы избавитесь от необходимости заниматься ими постоянно. Помните, что вы покупатель, а он, как известно, всегда прав. Вы вправе рассчитывать на достойные условия сотрудничества и определять их. На современном рынке достаточно компаний, оказывающих услуги в тех или иных областях, поэтому вы всегда сможете найти тот вариант, который подойдёт вам. Не забывайте, что от этого зависит эффективность работы вашей компании, а значит, вы не имеете права рисковать.