Эффективные инструменты аутсорсинга для кадровой сферы
Согласно последним исследованиям, порядка 83% американских и канадских предприятий, а также 74% европейских предприятий пользуются теми или иными аутсорсинговыми услугами (47% – ИТ, 29% – аутсорсинг бизнес-процессов, 19% – административный аутсорсинг, 5% – другие виды). В число наиболее часто передаваемых провайдерам HR-функций входят расчет заработной платы, ведение кадровой документации, подбор персонала, оценка персонала, обучение и ряд других.
Использующие услугу аутстаффинга компании, снимают с себя многие проблемы, связанные с наймом и увольнением сотрудников, ведением кадровой документации, соблюдением тонкостей трудового законодательства, расчетом заработных плат и др. Тем самым, компания получает возможность сфокусироваться на своей основной деятельности, передав все кадровые вопросы профессионалам.
Использование аутстаффинга наиболее обоснованно для компаний, которые по тем или иным причинам не могут либо не хотят открывать представительство в Украине либо не могут больше набирать персонал в связи с различными ограничениями по его численности.
Если провайдер предоставляет заказчику сотрудников, которые числятся в его штате, но работать будут на компанию-заказчика, то такой вид заемного труда называется лизингом персонала (staff leasing).
Главное различие между аутстаффингом и лизингом в том, какой именно сотрудник передается организации-заказчику — ранее работавший или новый. Для лучшего понимания, воспользуемся расширенным толкованием термина «аутстаффинг», когда под ним понимается не только выведение персонала за штат, но и предоставление провайдером временного персонала на короткий срок (временные проекты), а также на более длительное время, например на несколько лет.
За штат чаще всего выводят представителей линейного персонала: менеджеров по продажам, мерчендайзеров, бухгалтеров, работников, которые выполняют сезонную, разовую или проектную работу.
Наиболее распространенная форма оплаты услуг аутстаффинга — ежемесячно, исходя из затрат, фактически понесенных специализированной компанией. И если речь идет о специалистах отдела маркетинга или продаж, у руководителя неизбежно возникает вопрос, оправдан ли аутстаффинг экономически?
Каждая компания отвечает на этот вопрос исходя из особенностей своего бизнеса, структуры и численности штата, территории деятельности, бюджета и прочих условий. В одном случае, аутстаффинг позволяет высвободить время, которого ранее недоставало для выполнения производственных задач, в другом — компенсирует нехватку или отсутствие собственных кадров. В третьем случае - заплатить специализированной фирме за решение юридических и кадровых вопросов оказывается экономически выгоднее, чем решать эти проблемы своими силами, а в четвертом - решающим обстоятельством будет сохранение определенной среднесписочной численности работников.
Комплексная модель Employee life cycle
Сегодня одной из самых популярных тенденций в рамках направления кадрового аутсорсинга, являются предложения различных комплексных моделей, например, комплексная модель Employee Life Cycle, которую предлагает Intercomp Украина. Модель Employee Life Cycle обеспечивает весь жизненный цикл сотрудника в компании – от подбора кандидата на вакансию до расторжения трудового договора, включая процессы расчета заработной платы и кадрового администрирования, аутсорсинговая компания выступает в качестве комплексного HR-провайдера.
На начальном этапе для компании-клиента определяются составляющие жизненного цикла сотрудника, от интеграции для нового работника до выходного интервью, затем анализируются ключевые элементы цикла (подбор, прием на работу, адаптация, развитие и т.д.), при необходимости разрабатываются предложения по повышению эффективности.
Модель ELC позволяет повысить эффективность каждого этапа работы сотрудника в компании и снижает нагрузку менеджмента по управлению рабочим циклом. Это достигается за счет поэтапно выстроенных процессов, а также поддержки при прохождении сотрудником каждого из этапов карьеры.
Рисунок. Комплексная модель Employee life cycle
Наиболее перспективно обеспечение процессов расчета заработной платы и кадрового администрирования на базе различных SaaS-решений (Software as a Service, программное обеспечение как услуга – прим.), предлагаемых провайдерами. Модель SaaS активно используется аутсорсинговыми компаниями для более оперативной и удобной работы с клиентами. Это ответ на возрастающие запросы со стороны клиентов, заинтересованных в упрощении ведения кадрового учета и снижении затрат.
Теперь, передавая функцию расчета заработной платы на аутсорсинг, сотрудники компании могут удаленно работать с системой кадрового учета в режиме реального времени: распечатывать необходимые документы, формировать различные отчеты по кадровому учету и заработной плате, а также вводить исходные данные, которые автоматически используются для расчета заработной платы.
Преимуществом SaaS-модели является отсутствие необходимости у компании-клиента в приобретении, внедрении и поддержке программного обеспечения. При этом работать в системе могут сотрудники клиента, не имеющие специальной квалификации. Все это позволяет существенно снизить затраты на выполнение операционных HR-функций.
Например, при выходе на новый рынок и открытии офиса компания может передать кадровую функцию на аутсорсинг «с нуля» и в полном объеме. То есть компания-провайдер может брать на себя выполнение всех HR-процессов для компании, начиная с подготовки трудовых договоров, разработки кадровых политик, подбора персонала и заканчивая оформлением приказов, подготовкой других кадровых документов и расчетом заработной платы.
Когда средние и крупные предприятия передают какую-либо HR-функцию на аутсорсинг, например, расчет заработной платы или кадровое делопроизводство, это требует серьезной подготовительной работы. Провайдеру понадобится как минимум месяц для того, чтобы проанализировать внутренние процедуры компании, произвести трансформацию функции для передачи ее на аутсорсинг, настроить программное обеспечение, организовать миграцию данных и произвести тестовый расчет (в случае аутсорсинга расчета заработной платы).
При передаче на аутсорсинг таких функций, как обучение и подбор персонала, особой подготовки со стороны компании не требуется.
Максимально детализированные, документированные договоренности в рамках взаимодействия с провайдером принципиально важны. При их наличии и грамотном выборе провайдера передача на аутсорсинг HR-процессов не несет в себе рисков.
Источник: www.intercomp.com.ua
